Eine API (Application Programming Interface, zu Deutsch Programmierschnittstelle) ist eine klar definierte Schnittstelle, über die unterschiedliche Softwaresysteme miteinander kommunizieren und automatisiert Daten austauschen können. Ein manueller Eingriff durch einen Menschen ist dabei nicht erforderlich. Die API legt fest, welche Anfragen ein System an ein anderes richten kann, welche Daten dabei übertragen werden und in welcher Form die Antwort zurückgegeben wird. Damit bilden APIs eine wichtige technische Grundlage dafür, dass verschiedene Anwendungen – beispielsweise eine Fachanwendung und eine externe Datenbank – automatisiert zusammenarbeiten können.
Auf einen Blick
- Eine API definiert Regeln für die Kommunikation zwischen verschiedenen Softwaresystemen – ohne manuelle Dateneingabe.
- Die heute am weitesten verbreitete Form ist die REST-API, die auf dem Webprotokoll HTTP basiert.
- APIs ermöglichen die Automatisierung von Abläufen, die Integration verschiedener Systeme und die Entwicklung eigener Anwendungen auf Basis vorhandener Software.
- Zunehmend nutzen auch öffentliche Einrichtungen APIs, um unterschiedliche Fachverfahren miteinander zu verbinden.
Inhaltsverzeichnis
Hintergrund: Wie funktioniert eine API technisch?
Im Kern besteht eine API aus sogenannten Endpunkten. Dabei handelt es sich um festgelegte Adressen, an die ein anderes Programm eine Anfrage senden kann. Diese Anfrage enthält typischerweise eine gewünschte Aktion – beispielsweise „Daten abrufen“ oder „Datensatz anlegen“ – sowie die dafür erforderlichen Parameter. Das anfragende System wird als „Client“ bezeichnet. Es sendet die Anfrage an das bereitstellende System, den „Server“. Dieser verarbeitet die Anfrage und sendet anschließend eine strukturierte Antwort zurück, meist im Format JSON oder XML.
Entscheidend ist: Die beiden Systeme müssen nicht wissen, wie das jeweils andere intern funktioniert. Sie müssen lediglich die vereinbarte Schnittstelle einhalten. Das lässt sich gut mit einer Steckdose vergleichen: Ein elektrisches Gerät muss nicht wissen, wie der Strom erzeugt wird. Es muss lediglich über den passenden Stecker mit der Steckdose verbunden werden können.
Die häufigste Form: REST-APIs
Die meisten modernen APIs sind sogenannte REST-APIs (Representational State Transfer). Sie nutzen das im Web etablierte HTTP-Protokoll und greifen dabei auf einen überschaubaren Satz standardisierter Methoden zurück:
| HTTP-Methode | Bedeutung | Typisches Beispiel |
|---|---|---|
| GET | Daten abrufen | Eine Liste von Datensätzen laden |
| POST | Neuen Datensatz anlegen | Einen neuen Eintrag erstellen |
| PUT/PATCH | Bestehenden Datensatz ändern | Einen vorhandenen Wert aktualisieren |
| DELETE | Datensatz löschen | Einen Eintrag entfernen |
Diese vergleichsweise einfache Struktur ist ein wesentlicher Grund dafür, dass sich REST als Standard für viele Anwendungsfälle etabliert hat. Entwickler unterschiedlicher Unternehmen und mit unterschiedlichen Programmiersprachen können eine solche Schnittstelle nutzen, ohne eine individuelle technische Verbindung abstimmen zu müssen – vorausgesetzt, die API ist ausreichend dokumentiert.
Wozu werden APIs in der Praxis eingesetzt?
APIs kommen überall dort zum Einsatz, wo unterschiedliche Systeme Informationen austauschen sollen, ohne dass Mitarbeitende Daten manuell übertragen müssen. Typische Anwendungsfälle sind:
- Systemintegration: Ein Fachverfahren übermittelt Daten automatisiert an ein anderes System, beispielsweise an eine Buchhaltungs- oder Personalverwaltungssoftware.
- Automatisierung wiederkehrender Aufgaben: Statt Zahlen regelmäßig aus einer Anwendung zu exportieren und anschließend in eine andere Anwendung zu importieren, kann der Datenaustausch automatisch im Hintergrund erfolgen.
- Eigene Auswertungen und Tools: Wer über eine API auf Daten zugreifen kann, kann darauf eigene Berichte, Dashboards oder weitere Anwendungen aufbauen.
- Anbindung Dritter: Externe Dienstleister oder Partnersysteme können über eine API gezielt auf bestimmte Funktionen oder Daten zugreifen, ohne direkten Zugriff auf die zugrunde liegende Datenbank zu erhalten.
Warum APIs gerade für öffentliche Einrichtungen relevant sind
Im öffentlichen Dienst kommen häufig mehrere Fachverfahren parallel zum Einsatz – beispielsweise für Personalverwaltung, Haushaltsplanung oder Beschaffung. Ohne entsprechende Schnittstellen müssen Informationen zwischen diesen Systemen häufig manuell übertragen werden. Das kostet Zeit und kann zu Übertragungsfehlern führen.
Eine API reduziert diesen Aufwand, indem sie einen definierten und wiederholbaren Weg für den automatisierten Datenaustausch bereitstellt. KALKöD bietet beispielsweise eine API an, über die berechnete Personalkosten direkt an andere Systeme wie z. B. Excel übergeben werden können. Werte müssen dadurch nicht mehr manuell übertragen werden. Das zeigt konkret, wie eine API Verwaltungsprozesse vereinfachen und Zeit sparen kann.
Fazit: Weniger manueller Aufwand durch die richtige API-Wahl
Eine API ist eine technische Vereinbarung, nach der zwei Softwaresysteme automatisiert miteinander kommunizieren und Daten austauschen. Ohne eine solche Schnittstelle müsste die Verbindung zwischen den Systemen individuell hergestellt werden – häufig durch manuelle Datenübertragung oder spezielle Import- und Exportprozesse.
Für Institutionen, die mehrere Fachverfahren parallel einsetzen, lohnt es sich daher zu prüfen, welche der verwendeten Systeme bereits über eine API verfügen. Häufig lässt sich dadurch der manuelle Übertragungsaufwand erheblich reduzieren.
Häufige Fragen
Eine Website stellt Inhalte für Menschen bereit und bereitet diese mit Layout und Design für die Darstellung im Browser auf. Eine API richtet sich dagegen an andere Programme und liefert strukturierte Daten, beispielsweise im Format JSON. Eine visuelle Darstellung ist dabei in der Regel nicht erforderlich.
Für die direkte Nutzung einer API sind normalerweise zumindest grundlegende Programmierkenntnisse erforderlich. Viele Anbieter stellen jedoch fertige Integrationen oder No-Code-Werkzeuge zur Verfügung. Damit können APIs teilweise auch ohne eigenen Programmcode genutzt werden.
Nein. Bei einem Dateiexport wird eine statische Datei erzeugt, die anschließend beispielsweise manuell in einem anderen System verarbeitet werden muss. Eine API ermöglicht dagegen einen direkten, automatisierten und wiederholbaren Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen.
APIs können durch Authentifizierung, Verschlüsselung und detaillierte Zugriffsrechte abgesichert werden. Dadurch lässt sich festlegen, welche Systeme auf welche Funktionen und Daten zugreifen dürfen. Wie sicher eine API tatsächlich ist, hängt allerdings von ihrer konkreten technischen Umsetzung und der Sicherheitsarchitektur des jeweiligen Anbieters ab.
