Viele Einrichtungen des öffentlichen Dienstes setzen bei der Kalkulation von Personalkosten auf Microsoft Excel. Das ist verständlich: Excel ist verbreitet, die Grundbedienung ist bekannt und der Einstieg erscheint niedrigschwellig. Doch je komplexer die Anforderungen werden – und im öffentlichen Dienst sind sie das fast immer –, desto deutlicher treten die Grenzen von Tabellenkalkulationen zutage. Dieser Beitrag beleuchtet, wo Excel an seine Grenzen stößt und welche Vorteile eine spezialisierte Software wie KALKöD zur Personalkostenkalkulation bietet.
Hoher Pflegeaufwand durch manuelle Datenpflege
Die Personalkostenkalkulation im öffentlichen Dienst basiert auf einer Vielzahl von Rechengrößen, die sich regelmäßig ändern: Beitragsbemessungsgrenzen in der Sozialversicherung, Krankenversicherungs-Zusatzbeiträge, VBL-Umlagesätze, die Umlagesätze U1 und U2 sowie die Beitragssätze der einzelnen Sozialversicherungszweige werden zum Teil jedes Jahr neu festgesetzt. Hinzu kommen Tariferhöhungen, die im Rahmen von Tarifabschlüssen für TVöD, TV-L, TV-H oder spezifischere Tarifverträge wie den TV-Ärzte vereinbart werden.
All diese Änderungen müssen in einer selbst erstellten Excel-Lösung manuell nachgepflegt werden. Wer die Aktualisierung vergisst oder verzögert, rechnet mit veralteten Grundlagen – und produziert damit systematisch fehlerhafte Kalkulationen, ohne es zu merken. Eine spezialisierte Software hingegen stellt sicher, dass alle kalkulationsrelevanten Stammdaten stets auf dem aktuellen Stand sind, ohne dass die Anwenderinnen und Anwender selbst aktiv werden müssen.
Fehleranfälligkeit komplexer Tabellenstrukturen
Mit steigender Komplexität einer Excel-Datei steigt auch das Risiko von Formelfehlern erheblich. Zellenverweise, die sich beim Kopieren ungewollt verschieben, versehentlich überschriebene Formeln oder fehlerhafte Verknüpfungen zwischen Tabellenblättern sind typische Fehlerquellen, die in der Praxis immer wieder auftreten – und die häufig schwer zu entdecken sind. Fehlerhafte Ergebnisse können die Finanzplanung einer Hochschule, Behörde oder Forschungseinrichtung erheblich beeinträchtigen, insbesondere wenn die Kalkulationen Grundlage für Drittmittelanträge oder Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen sind.
Spezialisierte Softwarelösungen verlassen sich dagegen nicht auf manuell gepflegte Formeln, sondern bilden die Berechnungslogik in ihrer Programmlogik ab. Fehlerhafte Zellenverweise oder versehentlich gelöschte Formeln sind dort strukturell ausgeschlossen.
Begrenzte Abbildung verschiedener Beschäftigtentypen
Im öffentlichen Dienst existiert eine Vielzahl unterschiedlicher Beschäftigungsverhältnisse: Angestellte nach TVöD oder TV-L, Beamtinnen und Beamte, Professorinnen und Professoren, studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte sowie Auszubildende – sie alle unterliegen unterschiedlichen Regelungen hinsichtlich Entgelt, Sozialversicherungspflicht und Sonderzahlungen. Eine universell einsetzbare Excel-Tabelle, die all diese Typen zuverlässig und korrekt abbildet, ist kaum zu erstellen und noch schwerer zu pflegen.
Eine auf den öffentlichen Dienst ausgerichtete Software berücksichtigt die Besonderheiten der verschiedenen Beschäftigtentypen bereits im Standard. Zulagen, Jahressonderzahlungen, Stufenaufstiege sowie individuelle Beschäftigungsmerkmale wie der Beschäftigungsumfang werden dabei ebenso einbezogen wie voraussichtliche Tarifsteigerungen über die Laufzeit eines Projekts oder Vertrags.
Fehlende Unterstützung für Stufenaufstiege und Tarifsteigerungen
Eine besondere Herausforderung bei der mehrjährigen Personalkostenkalkulation sind Stufenaufstiege: Wechselt eine Beschäftigte oder ein Beschäftigter im Laufe des Kalkulationszeitraums in eine höhere Entgeltstufe, erhöhen sich die Personalkosten entsprechend. Gleiches gilt für feststehende oder bereits absehbare Tariferhöhungen. Diese Dynamik in einer Excel-Tabelle korrekt und vollständig abzubilden, erfordert erheblichen Aufwand und ist fehleranfällig.
Spezialisierte Software bildet Stufenaufstiege und feststehende wie voraussichtliche Tarifsteigerungen automatisch ab und integriert sie in die Gesamtkalkulation – ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
Eingeschränkte Zusammenarbeit und Weitergabe
Soll eine Kalkulation an Kolleginnen oder Kollegen weitergegeben oder mit anderen Abteilungen geteilt werden, entstehen bei Excel schnell Versionierungsprobleme: Welche Datei ist die aktuelle? Wurden zwischenzeitlich Änderungen vorgenommen? Haben alle die gleichen Stammdaten verwendet? Diese Fragen sind bei einer dateibasierten Lösung nur schwer zu beantworten.
Webbasierte Softwarelösungen ermöglichen es dagegen, Kalkulationen direkt und unkompliziert mit Kolleginnen und Kollegen innerhalb derselben Institution zu teilen. Alle Beteiligten arbeiten mit denselben hinterlegten Stammdaten und Rechengrößen, was die Konsistenz der Ergebnisse sicherstellt.
Kein zentrales Reporting und keine Visualisierung
Excel-Lösungen bieten zwar grundsätzlich Diagrammfunktionen, jedoch erfordert deren sinnvolle Nutzung im Kontext der Personalkostenkalkulation zusätzlichen Aufwand bei Aufbau und Pflege. Spezialisierte Software stellt demgegenüber eine strukturierte Aufschlüsselung der Kostenbestandteile – etwa nach Bruttogehalt, Zulagen oder Sozialversicherungsanteilen – sowie eine grafische Darstellung der Kosten- und Vollzeitäquivalentenentwicklung über den Kalkulationszeitraum direkt bereit.
Fazit
Excel ist ein leistungsfähiges Allzweckwerkzeug, das für viele Aufgaben in der Verwaltung gut geeignet ist. Für die Personalkostenkalkulation im öffentlichen Dienst stößt es jedoch schnell an seine Grenzen: Der Pflegeaufwand für sich regelmäßig ändernde Stammdaten ist hoch, die Fehleranfälligkeit komplexer Tabellenstrukturen ist nicht zu unterschätzen, und die Abbildung der vielfältigen Beschäftigtentypen sowie mehrdimensionaler Faktoren wie Stufenaufstiege und Tarifsteigerungen gelingt nur mit erheblichem Aufwand.
Eine spezialisierte Software zur Personalkostenkalkulation löst diese Probleme strukturell: Sie ist stets aktuell, reduziert das Fehlerrisiko, bildet die Realität des öffentlichen Dienstes ab und erleichtert die Zusammenarbeit. Für Hochschulen, Behörden und Forschungseinrichtungen, die regelmäßig und zuverlässig Personalkosten kalkulieren müssen, stellt eine solche Lösung gegenüber einer selbst gepflegten Tabellenkalkulation einen deutlichen Qualitäts- und Effizienzgewinn dar.
