Im öffentlichen Dienst gibt es zwei grundlegend verschiedene Beschäftigungsverhältnisse: die Beschäftigung im Beamtenverhältnis auf der einen und die tarifliche Beschäftigung als Angestellte oder Angestellter auf der anderen Seite. Beide Gruppen sind in Behörden, Hochschulen und anderen öffentlichen Einrichtungen anzutreffen – und beide verursachen Personalkosten, die sich in ihrer Struktur erheblich voneinander unterscheiden. Wer Personalkosten im öffentlichen Dienst zuverlässig kalkulieren möchte, muss diese Unterschiede kennen und bei der Berechnung korrekt berücksichtigen.
Grundlegende Unterschiede zwischen Beamtenverhältnis und Tarifbeschäftigung
Tarifbeschäftigte stehen in einem privatrechtlichen Arbeitsverhältnis zum öffentlichen Arbeitgeber, das durch einen Arbeitsvertrag begründet wird und einen Tarifvertrag – zum Beispiel den TVöD oder den TV-L – als Grundlage hat. Beamtinnen und Beamte hingegen stehen in einem öffentlich-rechtlichen Dienstverhältnis zum Staat. Dieses Verhältnis wird nicht durch einen Vertrag begründet, sondern durch einen hoheitlichen Akt der Ernennung. Aus dieser grundlegend anderen Rechtsstellung folgen weitreichende Unterschiede in der Vergütungsstruktur, im Bereich der Altersversorgung und bei der Absicherung im Krankheitsfall – und damit auch bei der Berechnung der Personalkosten.
Besoldung statt Entgelt: Das Vergütungssystem der Beamten
Tarifbeschäftigte erhalten ein tarifvertraglich geregeltes Entgelt, das sich nach den Entgelttabellen des jeweiligen Tarifvertrags richtet. Beamtinnen und Beamte erhalten stattdessen Besoldung, die durch Besoldungsgesetze des Bundes oder des jeweiligen Landes geregelt wird. Die Besoldung ist damit kein verhandeltes, sondern ein gesetzlich festgelegtes Entgelt, das vom Gesetzgeber einseitig geändert werden kann – wobei in der Praxis Besoldungserhöhungen häufig an Tarifabschlüsse angelehnt werden.
Die Höhe der Besoldung richtet sich nach der Besoldungsgruppe und der Besoldungsstufe. Die Besoldungsgruppen sind nach Laufbahnen gegliedert. Darüber hinaus existieren die Besoldungsordnungen B (für leitende Beamte ohne Stufensystem), R (für Richterinnen, Richter und Staatsanwaltschaft) sowie W (für Professorinnen und Professoren an Hochschulen). Innerhalb der Besoldungsordnung A steigen Beamtinnen und Beamte wie Tarifbeschäftigte im Zeitverlauf durch Stufenaufstieg auf, was die Personalkosten im Zeitablauf schrittweise erhöht.
Da die Besoldungstabellen je nach Bundesland unterschiedlich sind, ist bei der Kalkulation von Beamtenstellen stets das jeweils gültige Landesbesoldungsgesetz maßgeblich. Bundesbeamtinnen und -beamte werden nach dem Bundesbesoldungsgesetz besoldet, das eine eigene, von den Ländern unabhängige Tabelle enthält.
Keine Sozialversicherungspflicht: Der größte kalkulatorische Unterschied
Der bedeutendste Unterschied bei der Personalkostenkalkulation zwischen Beamten und Tarifbeschäftigten betrifft die Sozialversicherung. Tarifbeschäftigte unterliegen der Sozialversicherungspflicht; der Arbeitgeber trägt die Arbeitgeberanteile zur gesetzlichen Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung, die zusammen einen erheblichen Anteil an den Gesamtpersonalkosten ausmachen. Beamtinnen und Beamte sind hingegen grundsätzlich nicht sozialversicherungspflichtig. Der öffentliche Arbeitgeber zahlt für sie weder Beiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung noch zur gesetzlichen Rentenversicherung oder Arbeitslosenversicherung. Dies hat zur Folge, dass die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, die bei Tarifbeschäftigten typischerweise rund 20 bis 22 Prozent des Bruttoentgelts ausmachen, bei Beamtinnen und Beamten vollständig entfallen. Bezogen auf das reine Bruttoentgelt bzw. die Besoldung können Beamtenstellen dadurch für den Arbeitgeber kostengünstiger erscheinen als vergleichbare Tarifstellen – wobei dieser Vergleich, wie nachfolgend erläutert, differenzierter zu betrachten ist.
Auch die Umlage U2 nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) fällt für Beamtinnen und Beamte nicht an, da für diese das AAG nicht gilt.
Beamtenversorgung statt VBL: Die Altersversorgung im Vergleich
Tarifbeschäftigte erhalten neben der gesetzlichen Rentenversicherung eine betriebliche Altersversorgung über die VBL oder vergleichbare kommunale Zusatzversorgungskassen. Die dafür anfallende VBL-Umlage ist ein fester Bestandteil der Personalnebenkosten bei tariflich Beschäftigten.
Beamtinnen und Beamte haben dagegen Anspruch auf Beamtenversorgung – eine vom Dienstherrn zu leistende Pension im Ruhestand. Diese Versorgung wird nicht durch laufende Beiträge finanziert, sondern aus dem allgemeinen Haushalt des jeweiligen Dienstherrn. Für die laufende Personalkostenkalkulation bedeutet dies, dass für Beamtenstellen keine VBL-Umlage anfällt. Einige Bundesländer und der Bund haben allerdings Versorgungsrücklagenregelungen eingeführt, bei denen laufende Rückstellungen für die spätere Versorgung gebildet werden. Ob und in welcher Höhe solche Rückstellungen kalkulatorisch anzusetzen sind, hängt vom jeweiligen Dienstherrn und dem internen Kalkulationsrahmen ab.
Beihilfe statt gesetzlicher Krankenversicherung
Tarifbeschäftigte sind in der Regel gesetzlich krankenversichert; der Arbeitgeber trägt den Arbeitgeberanteil am Krankenversicherungsbeitrag. Beamtinnen und Beamte haben dagegen Anspruch auf Beihilfe: Im Krankheitsfall übernimmt der Dienstherr einen festgelegten Anteil der Krankheitskosten – in der Regel 50 bis 80 Prozent je nach Familiensituation –, während der restliche Teil von der Beamtin bzw. dem Beamten selbst, üblicherweise über eine private Krankenversicherung, abgedeckt wird. Für den Arbeitgeber entstehen durch die Beihilfe mittelbare Kosten, die jedoch unregelmäßig und schwer vorherzusagen anfallen und die in der laufenden Personalkostenkalkulation in der Regel nicht als direkte Kosten berücksichtigt werden.
Jahressonderzahlung und Zulagen
Tarifbeschäftigte im öffentlichen Dienst erhalten grundsätzlich eine Jahressonderzahlung, die im jeweiligen Tarifvertrag geregelt ist und die typischerweise im November ausgezahlt wird. Bemessungsgrundlage ist häufig das durchschnittliche Entgelt der Monate Juli, August und September des laufenden Jahres. Die Höhe des Bemessungssatzes richtet sich nach dem jeweiligen Tarifbereich und der Entgeltgruppe. Bei unterjährigem Ein- oder Austritt wird die Sonderzahlung zeitanteilig gekürzt; für Teilzeitbeschäftigte erfolgt eine entsprechende anteilige Berechnung.Beamtinnen und Beamte erhalten in einigen Bundesländern ebenfalls eine Jahressonderzahlung, die jedoch nicht tarifvertraglich, sondern gesetzlich geregelt ist. Höhe und Fälligkeit der Sonderzahlung unterscheiden sich je nach Bundesland und Besoldungsgruppe von den Regelungen für Tarifbeschäftigte. Auch verschiedene Zulagen – etwa Stellenzulagen, Erschwerniszulagen oder besondere Zulagen für bestimmte Tätigkeiten – können das Grundgehalt ergänzen und sind bei der Kalkulation entsprechend zu berücksichtigen.
Auswirkungen auf die Personalkostenkalkulation in der Praxis
Für Einrichtungen, die sowohl Tarifbeschäftigte als auch Beamtinnen und Beamte beschäftigen – was bei Behörden, Universitäten und zahlreichen anderen öffentlichen Institutionen der Regelfall ist –, bedeutet die unterschiedliche Kostenstruktur, dass für jede Beschäftigtengruppe ein eigenes Kalkulationsmodell erforderlich ist. Ein einheitlicher prozentualer Aufschlag auf das Grundentgelt führt bei gemischten Personalstrukturen zwangsläufig zu falschen Ergebnissen.
Für eine korrekte Kalkulation von Beamtenstellen sind insbesondere folgende Punkte zu beachten: die Anwendung der jeweils gültigen Besoldungstabelle des Bundes oder des betreffenden Landes, die korrekte Zuordnung zur Besoldungsgruppe und Besoldungsstufe, die Berücksichtigung künftiger Stufenaufstiege sowie das vollständige Entfallen der Sozialversicherungsbeiträge und der VBL-Umlage. Bei Besoldungserhöhungen durch entsprechende Gesetze sind diese – analog zu Tarifsteigerungen bei Angestellten – in die Mehrjahresplanung einzubeziehen.
KALKöD unterstützt die Kalkulation beider Beschäftigtentypen und bildet sowohl die Entgelttabellen für Tarifbeschäftigte als auch die Besoldungstabellen für Beamtinnen und Beamte vollständig ab – einschließlich der jeweils zutreffenden Nebenkosten und unter Berücksichtigung zukünftiger Stufen- und Besoldungsänderungen.
