In der Personalplanung und Personalkostenkalkulation öffentlicher Einrichtungen begegnet man neben den Personalkosten regelmäßig einer zweiten zentralen Planungsgröße: den Vollzeitäquivalenten. Vollzeitäquivalente – häufig auch als VZÄ oder nach dem englischsprachigen Begriff Full-Time Equivalents als FTE bezeichnet – ermöglichen es, Beschäftigungsumfänge verschiedener Stellen auf eine einheitliche Vergleichsbasis zu bringen und den Personaleinsatz einer Einrichtung übersichtlich abzubilden. Gerade im öffentlichen Dienst, wo Teilzeitbeschäftigung weit verbreitet und die Personalstruktur häufig komplex ist, sind Vollzeitäquivalente ein unverzichtbares Instrument der Haushalts- und Personalplanung.
Was ist ein Vollzeitäquivalent?
Ein Vollzeitäquivalent entspricht dem Arbeitsumfang einer vollzeitbeschäftigten Person über einen bestimmten Zeitraum. Es bildet den Beschäftigungsumfang einer Stelle relativ zur vertraglich vereinbarten Vollzeitarbeitszeit ab. Eine Beschäftigte oder ein Beschäftigter, die oder der in Vollzeit arbeitet, entspricht genau 1,0 VZÄ. Wer die Hälfte der regulären Arbeitszeit arbeitet, entspricht 0,5 VZÄ. Wer zu 75 Prozent beschäftigt ist, entspricht 0,75 VZÄ.
Die Stärke des Konzepts liegt in seiner Aggregierbarkeit: Mehrere Stellen mit unterschiedlichen Beschäftigungsumfängen können zu einem Gesamtwert in VZÄ addiert werden, der den tatsächlichen Personalumfang einer Organisationseinheit – unabhängig von der Zahl der Köpfe – einheitlich und vergleichbar ausdrückt. Eine Abteilung mit drei Vollzeitstellen und zwei Halbzeitstellen beschäftigt demnach 4,0 VZÄ – obwohl fünf Personen dort tätig sind.
Vollzeitäquivalente und Personalkopfzahl: Ein wichtiger Unterschied
Für die Personalplanung ist die Unterscheidung zwischen VZÄ und der bloßen Personalkopfzahl (der Anzahl beschäftigter Personen) wesentlich. Die Personalkopfzahl gibt an, wie viele Personen eine Einrichtung beschäftigt – sagt aber nichts darüber aus, in welchem Umfang diese Personen tatsächlich tätig sind. Zwei Einrichtungen mit je zehn Beschäftigten können sehr unterschiedliche Personalkapazitäten haben, wenn in einer alle zehn vollzeitbeschäftigt sind und in der anderen alle zehn mit 50 Prozent.
Vollzeitäquivalente hingegen bilden die tatsächlich geleistete Arbeitskapazität ab und sind damit die präzisere Planungsgröße – sowohl für den Vergleich verschiedener Organisationseinheiten untereinander als auch für die Budgetplanung und Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen.
Berechnung von Vollzeitäquivalenten
Die Berechnung eines Vollzeitäquivalents ist dem Grundprinzip nach einfach: Der tatsächliche Beschäftigungsumfang einer Stelle wird durch die reguläre Vollzeitarbeitszeit dividiert. Beträgt die tariflich vereinbarte Regelarbeitszeit im öffentlichen Dienst beispielsweise 39 Stunden pro Woche und ist eine Beschäftigte mit 29,25 Stunden pro Woche tätig, ergibt sich ein Vollzeitäquivalent von 0,75. Ist ein Beschäftigter mit 19,5 Stunden pro Woche tätig, beträgt das VZÄ 0,5.
Bei der Berechnung über einen längeren Kalkulationszeitraum – etwa ein Jahr oder mehrere Jahre – sind zusätzlich Besonderheiten zu berücksichtigen, die den tatsächlichen Beschäftigungsumfang beeinflussen: Ein Beschäftigungsverhältnis, das erst zum 1. April eines Jahres beginnt, erbringt in diesem Kalenderjahr nur neun von zwölf möglichen Monaten Arbeitsleistung und entspricht damit für dieses Jahr einem anteiligen VZÄ. Gleiches gilt für Stellen, die im Laufe eines Jahres enden oder bei denen der Beschäftigungsumfang wechselt.
Vollzeitäquivalente in der Haushalts- und Personalplanung
Im Kontext der Haushaltsplanung öffentlicher Einrichtungen sind Vollzeitäquivalente eine Standardgröße, die in Haushaltsplänen, Stellenplänen und Berichten an Aufsichtsgremien regelmäßig ausgewiesen wird. Sie ermöglichen eine kompakte Darstellung des Personalumfangs einer Einrichtung oder eines Bereichs, die auch für Personen ohne vertiefte Kenntnis der einzelnen Beschäftigungsverhältnisse verständlich ist.
Für die mittelfristige Personalplanung – etwa im Rahmen der Hochschulentwicklungsplanung – dienen VZÄ als Steuerungsgröße: Soll der Personalumfang eines Bereichs ausgeweitet oder reduziert werden, lässt sich das Ziel als Soll-VZÄ formulieren, das dann in konkrete Stellenbedarfe und Personalkosten übersetzt werden kann.
Auch bei der Beantragung und Abrechnung von Drittmitteln spielen Vollzeitäquivalente eine wichtige Rolle. Viele Fördermittelgeber – darunter die DFG und die EU-Kommission im Rahmen von Horizon Europe – verlangen die Angabe des geförderten Personalumfangs in VZÄ, um die beantragte Personalausstattung eines Projekts einordnen und mit anderen Projekten vergleichen zu können.
Vollzeitäquivalente und Personalkosten: Der Zusammenhang
Vollzeitäquivalente und Personalkosten sind eng miteinander verknüpft, aber nicht proportional zueinander. Zwar sinken die Personalkosten einer Stelle mit abnehmendem Beschäftigungsumfang – aber nicht immer linear. Der Grund liegt in der Beitragsbemessungsgrenzen-Systematik der Sozialversicherung: Bei höheren Entgeltgruppen überschreitet das Bruttoentgelt einer Vollzeitstelle die Beitragsbemessungsgrenzen, sodass auf den über die Grenze hinausgehenden Entgeltteil keine Sozialversicherungsbeiträge mehr anfallen. Bei einer Teilzeitstelle in derselben Entgeltgruppe liegt das Bruttoentgelt entsprechend dem Beschäftigungsumfang niedriger und damit möglicherweise vollständig unterhalb der Bemessungsgrenzen – was dazu führt, dass der Sozialversicherungsanteil an den Gesamtpersonalkosten relativ höher ausfällt als bei der Vollzeitstelle.
Für eine präzise Personalkostenplanung bedeutet dies, dass Teilzeitstellen nicht einfach als proportional reduzierte Vollzeitstellen kalkuliert werden dürfen, sondern für jeden Beschäftigungsumfang eine eigenständige Berechnung unter Berücksichtigung der tatsächlichen Sozialversicherungspflicht vorzunehmen ist.
Vollzeitäquivalente in der Projektplanung und Kostenstellenzuordnung
Bei anteilig aus verschiedenen Quellen finanzierten Beschäftigungsverhältnissen – etwa einer Stelle, die zu 50 Prozent aus dem Grundhaushalt und zu 50 Prozent aus einem Drittmittelprojekt finanziert wird – sind sowohl die VZÄ als auch die Personalkosten anteilig auf die verschiedenen Kostenstellen oder Finanzierungsquellen aufzuteilen. Dies ist nicht nur für die interne Budgetkontrolle relevant, sondern auch eine häufige Anforderung von Fördermittelgebern und Prüfinstanzen.
KALKöD unterstützt neben der reinen Personalkostenkalkulation auch die Berechnung und Darstellung der Vollzeitäquivalente eines Beschäftigungsverhältnisses – auf Monatsbasis, auf Jahresbasis und für den gesamten Kalkulationszeitraum. Darüber hinaus ermöglicht KALKöD die Zuordnung von Kosten und VZÄ zu verschiedenen Kostenstellen, so dass anteilig finanzierte Stellen vollständig und korrekt abgebildet werden können. Die kalkulierten VZÄ-Werte werden dabei gemeinsam mit den Personalkosten ausgewiesen und können als Teil des Kalkulationsergebnisses exportiert werden.
Fazit
Vollzeitäquivalente sind eine einfache, aber wirkungsvolle Planungsgröße, die im öffentlichen Dienst auf allen Ebenen der Haushalts- und Personalplanung eingesetzt wird. Sie machen Personalumfänge unabhängig von der Zahl der beschäftigten Personen vergleichbar, bilden die Grundlage für Stellenplanungen und Budgetierungen und sind zugleich eine Standardanforderung vieler Fördermittelgeber. Ihr Zusammenspiel mit den Personalkosten ist dabei nicht trivial: Da Sozialversicherungsbeiträge nicht linear mit dem Beschäftigungsumfang skalieren, ist für eine zuverlässige Kalkulation stets eine individuelle Berechnung je Beschäftigungsverhältnis erforderlich – eine Aufgabe, bei der eine spezialisierte Software die Qualität und Effizienz des Prozesses erheblich verbessern kann.
