Die Kalkulation von Personalkosten ist für Hochschulen eine essentielle Aufgabe bei Neueinstellungen, Vertragsverlängerungen und der Projektplanung. Traditionell läuft dieser Prozess oft zentral über die Hochschulverwaltung, die dann für alle Einheiten und Beschäftigten der Hochschule die Berechnung der Personalkosten übernimmt.
KALKöD ermöglicht dagegen eine dezentrale Personalkostenkalkulation: Fakultäten, Institute und Serviceeinrichtungen können eigenständig die Personalkosten einzelner Beschäftigter berechnen. Das reduziert Abstimmungsaufwand, beschleunigt Entscheidungen und erhöht die Transparenz auf Ebene der einzelnen dezentralen Einheiten.
Vorteile einer dezentralen Kalkulation an Hochschulen
Eine dezentrale Kalkulation der Personalkosten an Hochschulen bietet zahlreiche Vorteile gegenüber einem zentralisierten Prozess:
- Selbstständigkeit der Einheiten: Dezentrale Einrichtungen führen eigenverantwortlich Kalkulationen durch — etwa für Professuren, wissenschaftliche Mitarbeiter oder technische Beschäftigte.
- Schnellere Entscheidungen: Anfragen zu Besetzungen oder Vertragsverlängerungen werden ohne die oft langwierige Zwischeninstanz Verwaltung bearbeitet.
- Konkrete Entscheidungsgrundlage: Dezentrale Einrichtungen erhalten unmittelbar belastbare Daten (Bruttoarbeitgeberkosten, Sozialabgaben, Zulagen, Sonderzahlungen), die Personal- und Budgetentscheidungen stützen.
- Entlastung der Zentralverwaltung: Die Verwaltung bleibt für die Kontrolle, rechtliche Fragen und Sonderfälle zuständig, statt jede einzelne Kalkulation selbst zu erstellen.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Die einheitliche Rechenlogik in KALKöD sorgt dafür, dass Kalkulationen konsistent und nachvollziehbar sind.
KALKöD auf dezentrale Kalkulation ausgerichtet
KALKöD ist so gestaltet, dass es die dezentrale Kalkulation der Personalkosten in Hochschulen gezielt unterstützt. Die Benutzeroberfläche und die Funktionalitäten erlauben dezentralen Einheiten (Fakultäten, Institute, Serviceeinrichtungen) eigenständige Berechnungen für einzelne Beschäftigte, ohne dass jede Anfrage an die zentrale Hochschulverwaltung gehen muss. Dies wird unter anderem erreicht durch:
- Spezialisierte Eingabemasken: Die Eingabemasken sind auf typische Fallkonstellationen zugeschnitten (z. B. hinsichtlich unterschiedlicher Beschäftigtentypen), so dass Mitarbeiter vor Ort schnell konkrete Kalkulationen erstellen können.
- Zentrale Stammdatenverwaltung: Tarif- und Sozialversicherungsdaten werden systemseitig zentral gepflegt und sind zwingend vorgegeben, während die Nutzer innerhalb definierter Grenzen variable Werte (z. B. individuelle Arbeitszeiten, befristete Laufzeiten, anteilige Projektzuordnungen) auswählen bzw. eingeben können. Das bewahrt Konsistenz und erlaubt zugleich flexible, anwendungsfallnahe Kalkulationen.
- Standardisierte Ausgabeformate: Die Kalkulationsergebnisse lassen sich als Excel- bzw. PDF-Datei exportieren. Damit können dezentral erstellte Kalkulationen beispielsweise unmittelbar in entsprechenden Budget- und Einstellungsprozesse einfließen.
- Nutzerfreundlichkeit: Die Benutzeroberfläche ist auch für gelegentliche Nutzer gut verständlich und bedienbar (Dropdownmenüs, vorausgefüllte Felder, Hilfetexte).
- Fehlervermeidung: Pflichtfelder, Plausibilitätsprüfungen und vordefinierte Auswahlfelder reduzieren Eingabefehler der Nutzer. Zudem erscheinen Warnhinweise bei Eingaben, die von zentralen Vorgaben abweichen.
Durch diese Funktionalitäten ermöglicht KALKöD Nutzern in dezentralen Einrichtungen an Hochschulen, schnell und eigenverantwortlich Personalkosten zu kalkulieren, wodurch Personalentscheidungen beschleunigt, die Transparenz erhöht und der administrative Aufwand reduziert wird. Zugleich wird die zentrale Verwaltung entlastet, so dass sie sich auf die Festlegung und Überprüfung der hochschulinternen Rahmenbedingungen für Personalkostenkalkulationen konzentrieren kann.
