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Studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte sind an Hochschulen und Forschungseinrichtungen ein fester Bestandteil des Personals. Sie unterstützen Lehrende und Forschende bei Lehr-, Forschungs- und Verwaltungsaufgaben und werden in großer Zahl eingesetzt – von der kleinen Arbeitsgruppe bis hin zu drittmittelfinanzierten Großprojekten, in denen Hilfskräftestellen einen erheblichen Teil des Personalkostenbudgets ausmachen können.

Gleichzeitig gelten für diese Beschäftigtengruppe eigene Vergütungsregelungen und besondere sozialversicherungsrechtliche Rahmenbedingungen, die bei der Personalkostenkalkulation korrekt berücksichtigt werden müssen. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die verschiedenen Hilfskrafttypen, ihre Vergütung und die kalkulatorischen Besonderheiten.

Abgrenzung der Hilfskrafttypen: SHK, WHK und Tutoren

An deutschen Hochschulen werden üblicherweise drei Typen von Hilfskräften unterschieden, die sich nach dem Qualifikationsniveau und der Aufgabenstellung voneinander abgrenzen:

• Studentische Hilfskräfte (SHK) sind immatrikulierte Studierende, die noch keinen ersten berufsqualifizierenden Hochschulabschluss erworben haben. Sie übernehmen in der Regel unterstützende Tätigkeiten in Lehre, Forschung oder Verwaltung, etwa die Betreuung von Lehrveranstaltungen, die Literaturrecherche oder die Pflege von Datenbanken. Die Vergütung erfolgt auf Stundenbasis.
• Wissenschaftliche Hilfskräfte mit Bachelorabschluss (WHK Bachelor) verfügen bereits über einen ersten Hochschulabschluss, sind aber noch in einem weiterführenden Studiengang immatrikuliert. Sie werden häufig für anspruchsvollere wissenschaftliche Tätigkeiten eingesetzt als SHK und erhalten entsprechend eine höhere Stundenvergütung.
• Wissenschaftliche Hilfskräfte mit Masterabschluss (WHK Master) haben einen Masterabschluss oder einen vergleichbaren zweiten Hochschulabschluss erworben. Sie können für qualifizierte wissenschaftliche Aufgaben eingesetzt werden, die über die Tätigkeiten einer WHK Bachelor hinausgehen. Auch ihre Vergütung liegt über der der beiden anderen Hilfskrafttypen.

Darüber hinaus beschäftigen manche Hochschulen Tutorinnen und Tutoren für lehrunterstützende Tätigkeiten, deren Vergütung je nach Hochschule und Bundesland ebenfalls auf Stundenbasis geregelt sein kann.

Vergütung: Stundensätze und Landesregelungen

Die Vergütung von Hilfskräften ist nicht bundeseinheitlich geregelt. Sie wird in der Regel durch das jeweilige Hochschulgesetz des Landes, durch tarifvertragliche Vereinbarungen oder durch hochschulinterne Regelungen bestimmt und variiert daher je nach Bundesland und Hochschule. Grundlage ist stets ein Stundensatz, der für SHK niedriger ist als für WHK Bachelor und für WHK Master wiederum höher als für WHK Bachelor.

In einigen Bundesländern sind die Stundensätze durch Tarifverträge oder Erlasse verbindlich vorgegeben; in anderen haben die Hochschulen mehr Spielraum bei der Festlegung. Der gesetzliche Mindestlohn bildet dabei stets die absolute Untergrenze: Die Stundenvergütung darf diesen Betrag nicht unterschreiten, was in der Vergangenheit bei Erhöhungen des Mindestlohns zu Anpassungsbedarf bei bestehenden Hilfskraftvergütungen geführt hat.

Da die Vergütungssätze somit von Hochschule zu Hochschule und von Bundesland zu Bundesland abweichen können, ist es für eine zuverlässige Personalkostenkalkulation unerlässlich, die am jeweiligen Standort geltenden Stundensätze zu kennen und korrekt anzuwenden.

Sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten bei der Beschäftigung

Häufig wird in diesem Zusammenhang der Begriff des sogenannten Werkstudentenprivilegs verwendet. Dieses bezeichnet eine sozialversicherungsrechtliche Sonderregelung, die Studierenden zugutekommt, die außerhalb der Hochschule – also in einem externen Unternehmen oder einer anderen Organisation – beschäftigt sind und bei denen das Studium den Lebensmittelpunkt bildet und die Erwerbstätigkeit dem Studium zeitlich untergeordnet ist. In diesem Fall sind sie zwar rentenversicherungspflichtig, jedoch versicherungsfrei in der gesetzlichen Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.

Für Hilfskräfte, die unmittelbar an einer Hochschule beschäftigt sind, gilt das Werkstudentenprivileg im engeren Sinne nicht. Ihre sozialversicherungsrechtliche Stellung richtet sich nach anderen gesetzlichen Regelungen – und hängt zusätzlich entscheidend davon ab, ob die Beschäftigung als geringfügige Beschäftigung (Minijob) einzustufen ist oder nicht.

Keine geringfügige Beschäftigung (reguläres Beschäftigungsverhältnis)

Übersteigt das monatliche Entgelt der Hilfskraft die jeweils geltende Geringfügigkeitsgrenze (aktuell 603 Euro pro Monat), liegt ein reguläres Beschäftigungsverhältnis vor. Für immatrikulierte Hilfskräfte an Hochschulen gelten dabei folgende sozialversicherungsrechtliche Besonderheiten:

• Rentenversicherung: Hilfskräfte sind rentenversicherungspflichtig. Es fallen sowohl der Arbeitnehmer- als auch der Arbeitgeberanteil zum regulären Beitragssatz an.
• Kranken- und Pflegeversicherung: Solange die Hilfskraft ordentlich immatrikuliert ist und die Voraussetzungen der studentischen Krankenversicherung erfüllt, ist sie über die studentische Pflichtversicherung abgesichert. Die Hochschule als Arbeitgeberin ist in diesem Fall nicht verpflichtet, Beiträge zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung zu entrichten.
• Arbeitslosenversicherung: Nach § 27 Abs. 4 SGB III sind Studierende, die während ihres Studiums als ordentlich Immatrikulierte an einer Hochschule beschäftigt sind, in dieser Beschäftigung versicherungsfrei in der Arbeitslosenversicherung. Der Arbeitgeberanteil zur Arbeitslosenversicherung entfällt damit vollständig.

Im Ergebnis hat die Hochschule als Arbeitgeberin bei regulär beschäftigten immatrikulierten Hilfskräften damit im Wesentlichen nur den Arbeitgeberanteil zur Rentenversicherung zu tragen – was die Personalnebenkosten im Vergleich zu einer regulären sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung erheblich reduziert.

Geringfügige Beschäftigung (Minijob)

Liegt das monatliche Entgelt der Hilfskraft innerhalb der Geringfügigkeitsgrenze, gelten die besonderen Regelungen für Minijobs nach § 8 SGB IV. Diese führen gegenüber dem regulären Beschäftigungsverhältnis zu einer veränderten Beitragsstruktur:

• Rentenversicherung: Der Arbeitgeber zahlt einen pauschalen Arbeitgeberbeitrag von 15 % des Entgelts an die Minijob-Zentrale. Grundsätzlich besteht auch für geringfügig beschäftigte Hilfskräfte Rentenversicherungspflicht; sie zahlen den Differenzbetrag zum vollen Beitragssatz selbst. Auf Antrag können sie sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen – in diesem Fall verbleibt es beim Arbeitgeberpauschalbeitrag von 15 %, ohne dass ein Arbeitnehmeranteil anfällt.
• Krankenversicherung: Für Minijobs ist vom Arbeitgeber ein pauschaler Krankenversicherungsbeitrag von 13 % des Entgelts an die Minijob-Zentrale abzuführen – und zwar auch dann, wenn die Hilfskraft über die studentische Pflichtversicherung gesetzlich krankenversichert ist. Im Gegensatz zum regulären Beschäftigungsverhältnis entfällt der KV-Pauschalbeitrag bei Minijobs daher nicht automatisch durch den Studentenstatus. Dies kann dazu führen, dass ein Minijob-Verhältnis für die Hochschule als Arbeitgeberin in der Gesamtkostenbetrachtung trotz des niedrigeren Entgelts nicht zwingend günstiger ist als ein reguläres Beschäftigungsverhältnis knapp oberhalb der Geringfügigkeitsgrenze.
• Pflegeversicherung: Im Minijob fällt kein Pauschalbeitrag zur Pflegeversicherung an.
• Arbeitslosenversicherung: Die Versicherungsfreiheit nach § 27 Abs. 4 SGB III gilt auch bei geringfügiger Beschäftigung an der Hochschule; der Arbeitgeberanteil zur Arbeitslosenversicherung entfällt.

Für die Personalkostenkalkulation ist es daher wichtig, die voraussichtliche monatliche Entgelthöhe frühzeitig zu klären und zu prüfen, ob ein Minijob vorliegt oder nicht – da sich hieraus unterschiedliche Beitragsstrukturen und damit unterschiedliche Gesamtkosten ergeben.

WHK mit Masterabschluss: Volle Sozialversicherungspflicht nach Studienende

Grundvoraussetzung für alle oben beschriebenen Sonderregelungen ist stets, dass die Hilfskraft während der gesamten Beschäftigungsdauer ordentlich an der Hochschule immatrikuliert ist. Endet die Immatrikulation – etwa durch Abschluss des Studiums oder Exmatrikulation –, entfallen die genannten Befreiungstatbestände, und es tritt volle Sozialversicherungspflicht ein. Für wissenschaftliche Hilfskräfte, die ihren Masterabschluss während der Vertragslaufzeit erwerben, kann sich der Sozialversicherungsstatus und damit die Kostensituation für die Hochschule damit im laufenden Beschäftigungsverhältnis abrupt ändern. Diese Möglichkeit sollte bei der Planung berücksichtigt werden, um unerwartete Kostensteigerungen im Projektverlauf zu vermeiden.

Kalkulation auf Stundenbasis: Monats- und Jahreskosten ermitteln

Die Personalkostenkalkulation für Hilfskräfte unterscheidet sich in einem wesentlichen Punkt von der Kalkulation regulärer Tarifbeschäftigter: Während Tarifstellen auf Basis eines monatlichen Bruttoentgelts kalkuliert werden, ist bei Hilfskräften der vereinbarte Stundenumfang die maßgebliche Eingangsgröße. Die monatlichen und jährlichen Personalkosten ergeben sich aus dem Stundenumfang multipliziert mit dem geltenden Stundensatz, zuzüglich der anfallenden Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers.

Da der Stundenumfang je nach Projekt, Semester oder Finanzierungssituation variieren kann, ist es in der Praxis häufig nützlich, die Kosten verschiedener Stundenumfänge schnell miteinander vergleichen zu können – etwa um zu entscheiden, ob eine Stelle mit 10, 15 oder 19 Stunden pro Woche finanziert werden soll. KALKöD stellt zu diesem Zweck eine Übersicht der Stundenwerte für SHK sowie WHK Bachelor und WHK Master zur Verfügung, aus der auf einen Blick die monatlichen und jährlichen Personalkosten für unterschiedliche Stundenumfänge ablesbar sind – ohne dass für jeden Stundenumfang eine separate Kalkulation erforderlich wäre.

Abgrenzung zu wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

Hilfskräfte sind von wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die auf Grundlage des TVöD oder TV-L beschäftigt werden, klar abzugrenzen. Wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden in der Regel in Entgeltgruppe E 13 oder höher eingruppiert und erhalten ein volles Monatsgehalt nach Tarifvertrag; für sie gelten alle regulären tariflichen Regelungen zu Jahressonderzahlung, Stufenaufstiegen und Sozialversicherung. Hilfskräfte hingegen erhalten ausschließlich eine Stundenvergütung, haben keinen Anspruch auf Jahressonderzahlung und unterliegen – sofern die Voraussetzungen der oben beschriebenen Befreiungstatbestände erfüllt sind – einer reduzierten Sozialversicherungspflicht.

Diese Unterschiede wirken sich unmittelbar auf die Kostenstruktur aus: Hilfskraftstellen sind pro geleisteter Arbeitsstunde in der Regel deutlich günstiger als vergleichbare Stunden einer vollbeschäftigten wissenschaftlichen Mitarbeiterin oder eines vollbeschäftigten wissenschaftlichen Mitarbeiters, da neben dem niedrigeren Stundensatz auch die reduzierten Sozialversicherungskosten zu Buche schlagen. In der Projektplanung werden Hilfskräfte daher häufig gezielt für klar abgegrenzte Unterstützungsaufgaben eingesetzt, um das Personalbudget möglichst effizient zu nutzen.

Bedeutung für die Drittmittelkalkulation

Im Rahmen von drittmittelfinanzierten Forschungsprojekten spielen Hilfskräftestellen häufig eine wichtige Rolle, da sie eine kosteneffiziente Möglichkeit bieten, Forschungskapazitäten zu erweitern. Bei der Antragstellung ist zu beachten, dass Fördermittelgeber unterschiedliche Anforderungen an den Nachweis und die Kalkulation von Hilfskraftkosten stellen. Während manche Förderprogramme Hilfskraftkosten als direkte Personalkosten anerkennen und eine detaillierte Stundenplanung verlangen, rechnen andere sie pauschal über Gemeinkosten ab oder schließen sie von der Förderung aus. Eine sorgfältige Prüfung der jeweiligen Förderrichtlinien ist daher bei der Antragskalkulation unerlässlich.

Fazit

Die Beschäftigung von studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften weist eine Reihe von Besonderheiten auf, die bei der Personalkostenkalkulation konsequent zu berücksichtigen sind: die stundensatzbasierte Vergütung, die landesspezifisch unterschiedlichen Sätze für SHK, WHK Bachelor und WHK Master sowie die sozialversicherungsrechtlichen Sonderregelungen, die bei einer Beschäftigung an der Hochschule auf spezifischen gesetzlichen Befreiungstatbeständen beruhen. Dabei ist zusätzlich zu unterscheiden, ob das Beschäftigungsverhältnis als Minijob einzustufen ist oder nicht, da hieraus unterschiedliche Beitragsstrukturen folgen, die die Gesamtkosten für die Hochschule als Arbeitgeberin spürbar beeinflussen können.

Gerade bei der Planung drittmittelfinanzierter Projekte oder bei der Budgetierung größerer Forschungsvorhaben mit mehreren Hilfskräftestellen ist eine präzise Kalkulation auf Basis der tatsächlich geltenden Vergütungssätze und Sozialversicherungskonditionen unerlässlich, um Fehlkalkulationen und unerwartete Budgetüberschreitungen zu vermeiden.